Boîte à outils du facilitateur
Afin de vous aider à préparer au mieux votre rôle de facilitateur, pensez à consulter ces quelques outils indispensables... 🧐
- Des idées et inspirations en fonction du thème sur lequel travaillera votre équipe ;
- La liste du matériel mis à la disposition de votre équipe (et des autres 😉) ;
- Une liste de liens et de logiciels (souvent gratuits) que vous pouvez utiliser pour coordonner votre travail, créer des supports visuels, vous faire assister par l'Intelligence Artificielle, etc. !
Nous vous conseillons également vivement de consulter en amont le site Utilo pour apprendre à fédérer une équipe, briser la glace, collaborer efficacement, valoriser les idées de votre équipe et bien plus encore !
Points de vigilance à observer
Ces éléments sont donnés à titre indicatifs
| Éléments à surveiller
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Actions à mettre en place
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Idées de méthodes
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| ⏰ Gestion du temps
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- Suivez régulièrement l'avancée du travail
- Faites des rappels sur le temps restant
- Priorisez les tâches importantes
- Encouragez la répartition des rôles avec création de binômes complémentaires pour travailler simultanément
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- Utilisez un minuteur visible sur téléphone
- Programmez des rappels
- Reprenez les tâches définies par l’équipe et regroupez-les en un planning découpé en blocs de 30 min
- Suggérez des binômes pour répartir les tâches
- Etc.
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| 🎤 Temps de parole équitable
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- Assurez une participation équitable
- Encouragez les plus réservés à s’exprimer
- Faites en sorte d’éviter la « domination » de certains membres sur les autres
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- Organisez des tours de parole
- Proposez des activités brise-glace
- Conseillez une meilleure répartition des rôles
- Demandez si tout le monde a parlé
- Etc.
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| 🧑🤝🧑 Dynamique de groupe
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- Encouragez la collaboration
- Maintenez une atmosphère positive
- Soyez attentif aux signes de fatigue ou frustration
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- Faites des pauses régulières
- Proposez des petits jeux (cri de guerre, nom d’équipe…)
- Soyez attentif aux signes non-verbaux
- Etc.
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| 🔍 Suivi des livrables
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- Vérifiez la faisabilité du projet final
- Assurez-vous que la présentation prévue reflète bien le projet imaginé
- Assurez-vous que l’équipe va suffisamment loin dans sa démarche et ne reste pas trop superficielle (il y a 6h de créativité !)
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- Faites bien la distinction entre projet (à déployer en 2025) et présentation (devant les autres, ce soir/demain)
- Utilisez un tableau de suivi
- Organisez des mini-réunions par binômes
- Demandez des pitchs à mi-matinée, mi-journée…
- Demandez ce qui est prévu pour la présentation du soir
- Etc.
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| ⚠️ Qualité des rendus
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- Vérifiez la cohérence et la pertinence du projet imaginé
- Proposez des ajustements, notamment concernant la faisabilité
- Encouragez la projection sur 2025 : le projet est censé être réalisé/réalisable dans le réseau 😉
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- Formulez des retours critiques et constructifs
- Posez des questions pour aider l’équipe à avoir du recul sur son travail
- Encouragez les jeux de rôles vis-à-vis du projet final
- Etc.
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| 🛠️ Résolution de conflits
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- Intervenez en cas de désaccord trop marqué
- Facilitez les compromis
- Rappelez l'importance de l'esprit d'équipe et du fait qu’il s’agit d’un jeu non-compétitif…
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- Proposez un débat interne
- Faites voter les équipiers ou encouragez-les à trouver des consensus
- Adoptez une posture de médiateur
- Etc.
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| 🔄 Flexibilité et adaptation
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- Soyez vigilant face aux imprévus
- Intervenez rapidement si vous constatez un problème (ex : mauvaise compréhension des consignes)
- Aidez l’équipe à adapter sa stratégie si nécessaire
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- Proposez de tester d’autres approches
- Relativisez l’enjeu du marathon (en cas de stress)
- Recentrez l’équipe sur l’essentiel (le fond du projet + sa présentation aux autres)
- Etc.
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| 📋 Clarté des instructions
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- Vérifiez la bonne compréhension des attentes de la journée et de la suite qui sera donnée aux projets
- Assurez-vous que les objectifs et échéances sont clairs pour chaque équipier
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- Reformulez les consignes
- Discutez des rendus avec chaque binôme ou équipier pour s’assurer de la bonne compréhension du jeu
- Appuyez-vous sur le wiki
- Etc.
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| 🎯 Focalisation sur les objectifs
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- Gardez l'équipe concentrée sur l'objectif
- Évitez les grandes digressions
- Surveillez la montre
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- Recadrez les discussions
- Rappelez régulièrement l'objectif et les délais
- Faites en sorte qu’aucun équipier ne monopolise la parole
- Etc.
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Exemple de répartition des rôles pour la mise en œuvre d'un projet
| Rôles
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Tâches
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| Responsable de projet
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Coordonne les membres de l'équipe, veille à ce que la mise en oeuvre de chaque étape se déroule en cohérence avec les autres étapes, est vigilant au respect du planning...
Organise la phase d'expérimentation et de déploiement.
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| Responsable de la production
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Planifie les étapes de la production, identifie les ressources nécessaires et supervise leur utilisation, assure la logistique...
Veille à la concrétisation du projet s'il est retenu pour être mis en oeuvre en 2025.
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| Responsable de la communication
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Définit la stratégie de communication, le message à faire passer, les canaux de communication, la charte graphique du projet...
Identifie les moyens de valorisation du projet : articles, vidéos, photos...
Prépare le support de présentation du projet, le Pitch...
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| Responsable du financement
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Identifie les sources de financement (subventions publiques, partenariats privés, fondations, financement participatif...), élabore le budget prévisionnel, rédige des propositions claires et convaincantes dans les dossiers de demande de financement...
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| Responsable de l'évaluation
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Mesure l'atteinte des objectifs fixés initialement, évalue l'impact du projet par le biais de questionnaires/entretiens/observations..., recueille les avis des participants pour améliorer les futures éditions du projet.
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