Fiche-mémo du facilitateur

Boîte à outils du facilitateur

https://www.utilo.org

Points de vigilance à observer

Ces éléments sont donnés à titre indicatifs

Éléments à surveiller	Actions à mettre en place	Idées de méthodes
⏰ Gestion du temps	Suivez régulièrement l'avancée du travail Faites des rappels sur le temps restant Priorisez les tâches importantes Encouragez la répartition des rôles avec création de binômes complémentaires pour travailler simultanément	Utilisez un minuteur visible sur téléphone Programmez des rappels Reprenez les tâches définies par l’équipe et regroupez-les en un planning découpé en blocs de 30 min Suggérez des binômes pour répartir les tâches Etc.
🎤 Temps de parole équitable	Assurez une participation équitable Encouragez les plus réservés à s’exprimer Faites en sorte d’éviter la « domination » de certains membres sur les autres	Organisez des tours de parole Proposez des activités brise-glace Conseillez une meilleure répartition des rôles Demandez si tout le monde a parlé Etc.
🧑‍🤝‍🧑 Dynamique de groupe	Encouragez la collaboration Maintenez une atmosphère positive Soyez attentif aux signes de fatigue ou frustration	Faites des pauses régulières Proposez des petits jeux (cri de guerre, nom d’équipe…) Soyez attentif aux signes non-verbaux Etc.
🔍 Suivi des livrables	Vérifiez la faisabilité du projet final Assurez-vous que la présentation prévue reflète bien le projet imaginé Assurez-vous que l’équipe va suffisamment loin dans sa démarche et ne reste pas trop superficielle (il y a 6h de créativité !)	Faites bien la distinction entre projet (à déployer en 2025) et présentation (devant les autres, ce soir/demain) Utilisez un tableau de suivi Organisez des mini-réunions par binômes Demandez des pitchs à mi-matinée, mi-journée… Demandez ce qui est prévu pour la présentation du soir Etc.
⚠️ Qualité des rendus	Vérifiez la cohérence et la pertinence du projet imaginé Proposez des ajustements, notamment concernant la faisabilité Encouragez la projection sur 2025 : le projet est censé être réalisé/réalisable dans le réseau 😉	Formulez des retours critiques et constructifs Posez des questions pour aider l’équipe à avoir du recul sur son travail Encouragez les jeux de rôles vis-à-vis du projet final Etc.
🛠️ Résolution de conflits	Intervenez en cas de désaccord trop marqué Facilitez les compromis Rappelez l'importance de l'esprit d'équipe et du fait qu’il s’agit d’un jeu non-compétitif…	Proposez un débat interne Faites voter les équipiers ou encouragez-les à trouver des consensus Adoptez une posture de médiateur Etc.
🔄 Flexibilité et adaptation	Soyez vigilant face aux imprévus Intervenez rapidement si vous constatez un problème (ex : mauvaise compréhension des consignes) Aidez l’équipe à adapter sa stratégie si nécessaire	Proposez de tester d’autres approches Relativisez l’enjeu du marathon (en cas de stress) Recentrez l’équipe sur l’essentiel (le fond du projet + sa présentation aux autres) Etc.
📋 Clarté des instructions	Vérifiez la bonne compréhension des attentes de la journée et de la suite qui sera donnée aux projets Assurez-vous que les objectifs et échéances sont clairs pour chaque équipier	Reformulez les consignes Discutez des rendus avec chaque binôme ou équipier pour s’assurer de la bonne compréhension du jeu Appuyez-vous sur le wiki Etc.
🎯 Focalisation sur les objectifs	Gardez l'équipe concentrée sur l'objectif Évitez les grandes digressions Surveillez la montre	Recadrez les discussions Rappelez régulièrement l'objectif et les délais Faites en sorte qu’aucun équipier ne monopolise la parole Etc.

Méthodologie de mise en œuvre d'un projet

Étapes	Tâches
Analyse des compétences des membres en lien avec la thématique à développer	Evaluer les compétences, expériences et intérêts de chaque membre de l'équipe
Discussion collective sur le choix du projet
Identification des objectifs souhaités	Définir clairement les objectifs, les besoins, les résultats attendus, et la cible du projet
Création du plan d'action/liste de tâches	Dresser la liste complète des tâches nécessaires pour atteindre les objectifs du projet
Estimation du temps nécessaire	Evaluer le temps requis pour chaque tâche et créer le rétro planning de la journée
Définition des rôles	Attribuer des rôles spécifiques (liste non exhaustive ci-dessous)
Exemples de rôles	Responsable de projet : coordonne les membres de l'équipe, veille à ce que la mise en oeuvre de chaque étape se déroule en cohérence avec les autres étapes, est vigilant au respect du planning... Organise la phase d'expérimentation et de déploiement.
	Responsable de la production : planifie les étapes de la production, identifie les ressources nécessaires et supervise leur utilisation, assure la logistique... Veille à la concrétisation du projet s'il est retenu pour être mis en oeuvre en 2025.
	Responsable de la communication : définit la stratégie de communication, le message à faire passer, les canaux de communication, la charte graphique du projet... Identifie les moyens de valorisation du projet : articles, vidéos, photos... Prépare le support de présentation du projet, le Pitch...
	Responsable du financement : identifie les sources de financement (subventions publiques, partenariats privés, fondations, financement participatif...), élabore le budget prévisionnel, rédige des propositions claires et convaincantes dans les dossiers de demande de financement...
	Responsable de l'évaluation : mesure l'atteinte des objectifs fixés initialement, évalue l'impact du projet par le biais de questionnaires/entretiens/observations..., recueille les avis des participants pour améliorer les futures éditions du projet.
Suivi et ajustement	Organiser des points réguliers pour évaluer l'avancement des tâches et apporter des ajustements si nécessaire

Exemple possible de répartition

Ces exemples sont à adapter en fonction de l’équipe, les tâches sont à répartir entre équipiers…

Grandes étapes possibles	Idées de déroulé	Heure
Accueil des participants	Distribution des badges Regroupement des équipes par table	8h30 → 9h00
Mot d’introduction (IJ France)	Présentation générale Enjeux et objectifs du marathon Problématisation	9h00 → 9h30
Exploration et premières idées	Réflexion collective sur le format (~15 min) Recherche d'inspirations (~30 min)	9h30 → 10h15
Consolidation des idées	Brainstorming avec discussion collective (~20 min) Sélection des idées (~5 min) Plan d’action (~5 min)	10h15 → 10h45
Début de la concrétisation	Rédaction des éléments principaux (~1h30) Préparation de supports visuels (~1h30) Point d’équipe (~15 min)	10h45 → 12h30
Déjeuner sous forme de buffet en accès libre	Buffet en libre-service (12h → 14h) avec mise en place d’un roulement pour continuer le travail sur le projet	12h00 → 14h00
Point de situation générale	Révision des consignes (~15 min) Plan d’action de l’après-midi (~15 min)	14h00 → 14h30
Affinage des propositions et finalisation	Préparation de la présentation (~1h30) Relecture et ajustements croisés de la présentation (~30 min)	14h30 → 16h30
Rappel des consignes sur le livrable	Révision finale des consignes (~5 min) Ajustements de dernière minute (~15 min)	16h30 → 16h50
Présentation des projets	Préparation des orateurs Présentation au sein des thématiques	16h50 → 17h30
Sélection des projets "Pitch en 90 sec" et clôture	Sélection des projets à pitcher Informations sur le lendemain	17h30 → 17h45

Nouveau tableau :

Exemple possible de répartition intégrant la méthodologie du projet

Ces exemples sont à adapter en fonction de l’équipe, les tâches sont à répartir entre équipiers…

Grandes étapes possibles	Idées de déroulé	Heure
Accueil des participants	- Distribution des badges - Regroupement des équipes par table	8h30 → 9h00
Mot d’introduction (IJ France)	- Présentation générale - Enjeux et objectifs du marathon - Problématisation	9h00 → 9h30
Exploration, premières idées et répartition des rôles	- Réflexion collective sur le format (~15 min) - Recherche d'inspirations (~30 min) - Analyse des compétences des membres pour mieux répartir les rôles - Définition des rôles : attribution des postes (responsable de projet, communication, production, etc.)	9h30 → 10h15
Consolidation des idées	- Brainstorming avec discussion collective (~20 min) - Sélection des idées (~5 min) - Plan d’action (~5 min) - Identification des objectifs souhaités : clarification des besoins et résultats attendus	10h15 → 10h45
Début de la concrétisation	- Rédaction des éléments principaux (~1h30) - Préparation de supports visuels (~1h30) - Point d’équipe (~15 min) - Création du plan d’action/liste de tâches : décomposition des étapes nécessaires pour atteindre les objectifs - Estimation du temps nécessaire pour chaque tâche, création du rétroplanning	10h45 → 12h30
Déjeuner sous forme de buffet en accès libre	- Buffet en libre-service (12h → 14h) avec mise en place d’un roulement pour continuer le travail sur le projet	12h00 → 14h00
Point de situation générale	- Révision des consignes (~15 min) - Plan d’action de l’après-midi (~15 min) - Suivi et ajustement des tâches si nécessaire	14h00 → 14h30
Affinage des propositions et finalisation	- Préparation de la présentation (~1h30) - Relecture et ajustements croisés de la présentation (~30 min) - Suivi et ajustement (si non fait précédemment)	14h30 → 16h30
Rappel des consignes sur le livrable	- Révision finale des consignes (~5 min) - Ajustements de dernière minute (~15 min)	16h30 → 16h50
Présentation des projets	- Préparation des orateurs - Présentation au sein des thématiques	16h50 → 17h30
Sélection des projets "Pitch en 90 sec" et clôture	- Sélection des projets à pitcher - Informations sur le lendemain	17h30 → 17h45