Fiche-mémo du facilitateur

Boîte à outils du facilitateur

Afin de vous aider à préparer au mieux votre rôle de facilitateur, pensez à consulter ces quelques outils indispensables... 🧐

• Des idées et inspirations en fonction du thème sur lequel travaillera votre équipe ;
• La liste du matériel mis à la disposition de votre équipe (et des autres 😉) ;
• Une liste de liens et de logiciels (souvent gratuits) que vous pouvez utiliser pour coordonner votre travail, créer des supports visuels, vous faire assister par l'Intelligence Artificielle, etc. !

Nous vous conseillons également vivement de consulter en amont le site Utilo pour apprendre à fédérer une équipe, briser la glace, collaborer efficacement, valoriser les idées de votre équipe et bien plus encore !

Points de vigilance à observer

Ces éléments sont donnés à titre indicatifs

Éléments à surveiller	Actions à mettre en place	Idées de méthodes
⏰ Gestion du temps	Suivez régulièrement l'avancée du travail Faites des rappels sur le temps restant Priorisez les tâches importantes Encouragez la répartition des rôles avec création de binômes complémentaires pour travailler simultanément	Utilisez un minuteur visible sur téléphone Programmez des rappels Reprenez les tâches définies par l’équipe et regroupez-les en un planning découpé en blocs de 30 min Suggérez des binômes pour répartir les tâches Etc.
🎤 Temps de parole équitable	Assurez une participation équitable Encouragez les plus réservés à s’exprimer Faites en sorte d’éviter la « domination » de certains membres sur les autres	Organisez des tours de parole Proposez des activités brise-glace Conseillez une meilleure répartition des rôles Demandez si tout le monde a parlé Etc.
🧑‍🤝‍🧑 Dynamique de groupe	Encouragez la collaboration Maintenez une atmosphère positive Soyez attentif aux signes de fatigue ou frustration	Faites des pauses régulières Proposez des petits jeux (cri de guerre, nom d’équipe…) Soyez attentif aux signes non-verbaux Etc.
🔍 Suivi des livrables	Vérifiez la faisabilité du projet final Assurez-vous que la présentation prévue reflète bien le projet imaginé Assurez-vous que l’équipe va suffisamment loin dans sa démarche et ne reste pas trop superficielle (il y a 6h de créativité !)	Faites bien la distinction entre projet (à déployer en 2025) et présentation (devant les autres, ce soir/demain) Utilisez un tableau de suivi Organisez des mini-réunions par binômes Demandez des pitchs à mi-matinée, mi-journée… Demandez ce qui est prévu pour la présentation du soir Etc.
⚠️ Qualité des rendus	Vérifiez la cohérence et la pertinence du projet imaginé Proposez des ajustements, notamment concernant la faisabilité Encouragez la projection sur 2025 : le projet est censé être réalisé/réalisable dans le réseau 😉	Formulez des retours critiques et constructifs Posez des questions pour aider l’équipe à avoir du recul sur son travail Encouragez les jeux de rôles vis-à-vis du projet final Etc.
🛠️ Résolution de conflits	Intervenez en cas de désaccord trop marqué Facilitez les compromis Rappelez l'importance de l'esprit d'équipe et du fait qu’il s’agit d’un jeu non-compétitif…	Proposez un débat interne Faites voter les équipiers ou encouragez-les à trouver des consensus Adoptez une posture de médiateur Etc.
🔄 Flexibilité et adaptation	Soyez vigilant face aux imprévus Intervenez rapidement si vous constatez un problème (ex : mauvaise compréhension des consignes) Aidez l’équipe à adapter sa stratégie si nécessaire	Proposez de tester d’autres approches Relativisez l’enjeu du marathon (en cas de stress) Recentrez l’équipe sur l’essentiel (le fond du projet + sa présentation aux autres) Etc.
📋 Clarté des instructions	Vérifiez la bonne compréhension des attentes de la journée et de la suite qui sera donnée aux projets Assurez-vous que les objectifs et échéances sont clairs pour chaque équipier	Reformulez les consignes Discutez des rendus avec chaque binôme ou équipier pour s’assurer de la bonne compréhension du jeu Appuyez-vous sur le wiki Etc.
🎯 Focalisation sur les objectifs	Gardez l'équipe concentrée sur l'objectif Évitez les grandes digressions Surveillez la montre	Recadrez les discussions Rappelez régulièrement l'objectif et les délais Faites en sorte qu’aucun équipier ne monopolise la parole Etc.

Exemple de répartition des rôles pour la mise en œuvre d'un projet

Rôles	Tâches
Responsable de projet	Coordonne les membres de l'équipe, veille à ce que la mise en oeuvre de chaque étape se déroule en cohérence avec les autres étapes, est vigilant au respect du planning... Organise la phase d'expérimentation et de déploiement.
Responsable de la production	Planifie les étapes de la production, identifie les ressources nécessaires et supervise leur utilisation, assure la logistique... Veille à la concrétisation du projet s'il est retenu pour être mis en oeuvre en 2025.
Responsable de la communication	Définit la stratégie de communication, le message à faire passer, les canaux de communication, la charte graphique du projet... Identifie les moyens de valorisation du projet : articles, vidéos, photos... Prépare le support de présentation du projet, le Pitch...
Responsable du financement	Identifie les sources de financement (subventions publiques, partenariats privés, fondations, financement participatif...), élabore le budget prévisionnel, rédige des propositions claires et convaincantes dans les dossiers de demande de financement...
Responsable de l'évaluation	Mesure l'atteinte des objectifs fixés initialement, évalue l'impact du projet par le biais de questionnaires/entretiens/observations..., recueille les avis des participants pour améliorer les futures éditions du projet.

Méthodologie de projet et exemple de planning pour la journée

Ces exemples sont à adapter en fonction de l’équipe, les tâches sont à répartir entre équipiers.

Grandes étapes possibles	Idées de déroulé	Heure
Accueil des participants	Distribution des badges Regroupement des équipes par table	8h30 → 9h00
Mot d’introduction (IJ France)	Présentation générale Enjeux et objectifs du marathon Problématisation	9h00 → 9h30
Exploration et premières idées	Réflexion collective sur le format (~10 min) Analyse des compétences, expériences et intérêts de chaque membre de l'équipe pour la thématique et le format de mise en oeuvre (~15 min) Recherche d'inspirations (~20 min)	9h30 → 10h15
Consolidation des idées	Brainstorming collectif : identification des objectifs souhaités, clarification des besoins, de la cible du projet, des résultats attendus (~10 min) Sélection des idées (~5 min) Plan d’action, création de la liste des tâches nécessaires (~5 min) Evaluer le temps requis pour chaque tâche et créer le rétro planning de la journée (~5 min) Identification des compétences et répartition des rôles de chacun (cf. tableau avec exemples de répartition des rôles) (~5 min)	10h15 → 10h45
Début de la concrétisation	Rédaction des éléments principaux (~1h30) Préparation des supports visuels (~1h30) Point d’équipe et ajustement si nécessaire (~15 min)	10h45 → 12h30
Déjeuner sous forme de buffet en accès libre	Buffet en libre-service (12h → 14h) avec roulement pour continuer le travail	12h00 → 14h00
Point de situation générale	Révision des consignes (~5 min) Evaluer l'avancement des tâches et apporter des ajustements si nécessaire (~10 min) Plan d’action pour l'après-midi (~15 min)	14h00 → 14h30
Affinage des propositions et finalisation	Préparation de la présentation (~1h30) Relecture et ajustements croisés (~30 min) Organisation des points de suivi pour vérifier l’avancement des tâches	14h30 → 16h30
Rappel des consignes sur le livrable	Révision finale des consignes (~5 min) Ajustements de dernière minute (~15 min)	16h30 → 16h50
Présentation des projets	Préparation des orateurs Présentation au sein des thématiques	16h50 → 17h30
Sélection des projets "Pitch en 90 sec" et clôture par IJF	Sélection d'un seul projet au sein de chaque thématique, qui sera présenté à tous les participants le lendemain Préparation du pitch du lendemain de façon à ce que la présentation dure maximum 90 secondes Clôture de la journée et informations sur le lendemain par IJF	17h30 → 17h45